ТОП-5 способов оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру

Опубликовано: 4 сентября 2017 г.


Управление программным обеспечением как активом – одна из ключевых возможностей повышения эффективности организации. Наладить процессы управления ПО помогает внедрение методологии Software Asset Management (SAM).

Зачем вообще управлять программным обеспечением и зачем нужен SAM?


ПО – специфический актив. Для физических объектов, например ПК, всё просто:

Когда мы говорим о приложении, которое устанавливается с дистрибутива и активируется лицензионным ключом, получаем огромное количество вариантов, один из которых:

При незнании условий соглашения с производителем и без чёткого учёта закупленных и используемых лицензий, возникает их излишек или недостаток:

  • появляются неиспользуемые лицензии – компания тратит на ПО больше средств, чем могла бы, отказавшись от них;
  • излишние закупки – заказываются дополнительные лицензии вместо активации из пула неиспользуемых;
  • простой рабочих процессов на период закупки – вместо использования того же пула;
  • нарушается закон по части авторского права – ПО активируется больше положенного количества раз или же устанавливается незарегистрированная версия. Пользователь работает с программой без формального на то разрешения, компания и руководство могут быть привлечены к ответственности.
Рассмотрим ТОП-5 способов оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру по методологии SAM.

1. Исключение двойного лицензирования ПО

Ситуация: на одном ПК установлено две версии продукта – соответственно, лицензия должна быть назначена для каждой из них, тогда как требуется для работы только одна.

Решение: лишнюю версию деинсталлировать и назначить лицензию на другой ПК.

С.: сотрудникам одного из подразделений компании требуется новое ПО, при этом сотрудники смежного подразделения его уже используют.

Р.: вместо закупки дополнительных лицензий рассмотреть назначение их из пула неиспользуемых или поочерёдное использование (если такое условие позволяет соглашение с вендором); приобретение сетевой версии лицензии.

Из практики консультантов ITERBI: «В проекте SAM для компании со штатом более 1000 пользователей было выявлено использование различных версий и редакций Microsoft Project. При этом по одной из версий обнаружен дефицит, а по другой – избыток. Рекомендацией стала переустановка версии ПО с выявленным избытком лицензий, стандартизация рабочих мест и частичный переход на облачные сервисы, что также позволит снизить затраты на администрирование»

2. Исключение избыточного функционала

C.: пользователь размещает заявку на закупку полнофункциональной, соответственно, дорогостоящей версии ПО, при наличии более доступных с ограниченным функционалом.

Р.: выяснить, какие задачи планирует решать пользователь и как часто, если дополнительные функции продукта не требуются, заказать ограниченную версию. Например, версию только для просмотра, без возможности редактирования. Если же программа требуется для одноразовой операции, произвести это действие с помощью уже активированной версии или найти иное решение, например, конвертировать в другой формат.

Из практики консультантов ITERBI: «Во время проведения проекта SAM в компании выявлена нехватка 2690 лицензий Exchange Server Enterprise CAL. В процессе исследования оказалось, что пользователям в работе требуется только стандартный функционал Outlook, функции поиска, архивирования и журналирования ящиков не используются. Т.о. необходимость приобретения лицензий Exchange Server Enterprise CAL отпала, что позволило значительно сократить расходы на серверную инфраструктуру»

3. Оптимизация SQL и Windows серверов

С.: в компании развёрнут SQL Server для работы 1С на 770 пользователей, лицензирование по схеме «на пользователя / на устройство» (Device CAL). Требуется найти способ оптимизации расходов.

Р.: для большого количества пользователей (от 90 и выше) рекомендуется использовать модель лицензирования «по ядрам».

Из практики консультантов ITERBI: "В процессе проекта SAM выявлена значительная нехватка серверных лицензий – в общей сложности порядка 1500 штук. Рекомендацией для заказчика стал переход на облачные сервисы по программе Microsoft Products and Services Agreement (MPSA), что существенно сэкономит средства на лицензирование серверной инфраструктуры заказчика, а также даст ряд других преимуществ"

4. Введение процедуры списания ПК

С.: рабочую машину списали по причине выхода из строя или при увольнении сотрудника, вместе с ней списали и всё установленное ПО.

Р.: при списании ПК возвращать активированные лицензии в пул для дальнейшего переназначения.

Из практики консультантов ITERBI: "В группе компаний с общим штатом более 1000 человек в процессе проекта SAM обнаружена проблема несвоевременной передачи отделом персонала информации о кадровых изменениях, что делало невозможным учёт используемого ПО и возвращения высвободившихся лицензий «на склад» при увольнении или переводе сотрудников. Рекомендацией стало ввести процедуру списания программно-аппаратных комплексов и вывода из эксплуатации, что позволило своевременно учитывать и переназначать высвободившиеся лицензии».

5. Правильный выбор типа лицензионного соглашения с правообладателем ПО

С.: в группе компаний отсутствует единая политика закупок ПО, каждое юридическое лицо руководствуется собственными регламентами и имеют разные лицензионные соглашения с вендором.

Р.: объединить закупки, ввести централизованные процедуры, выбрать единое оптимальное лицензионное соглашение за счёт чего можно получить значительную экономию средств.

Из практики консультантов ITERBI: «До проведения проекта SAM каждая организация группы компаний самостоятельно закупала серверное оборудование и программное обеспечение. Это усложняло распределение, назначение и общий учёт лицензий, и привело к рискам нелицензионного использования продуктов Microsoft. Рекомендации помогли сократить дефицит лицензий вдвое, неиспользуемое программное обеспечение — в 4 раза. Оптимизация SQL инфраструктуры позволила сократить расходы на SQL сервер с 10-ти млн руб. до двух»

Способов оптимизации ИТ-инфраструктуры гораздо больше перечисленного и часть из них находится на пересечении выбора оптимального лицензирования, технического решения и построения процессов в организации.

Узнать больше по теме можно на курсе по управлению программными активами с помощью методологии Software Asset Management, найти пути оптимизации ИТ-инфраструктуры для своей организации можно с помощью проекта SAM Services.

Чтобы получить бесплатную консультацию, заполните форму «Свяжитесь с нами» или направьте свой вопрос на общий ящик.

И помните, внедрить SAM можно самостоятельно или с помощью профессионалов-практиков, в этом случае вы сэкономите время и ресурсы и получите гарантированный результат.

Узнать подробнее