СМОТРИМ В ОБЛАКА с позиций управления затратами на ПО

Опубликовано: 17 октября 2016 г.

Современные облачные решения, такие как Microsoft Azure и Office 365, предполагают лицензирование по подписке. Помимо явных преимуществ использования последних версий ПО и гибкого управления количеством лицензий, переход к SaaS влечет изменение структуры затрат на лицензирование. На что обратить внимание при планировании перехода и как повлияют эти изменения на прибыль вашей компании?

Чтобы подробно исследовать этот вопрос рассмотрим два кейса лицензирования Microsoft Office 365 в компании с постоянной штатной численностью 300 сотрудников. Для сопоставления ежегодных затрат мы будем производить все расчеты исходя из текущих цен на лицензии по программе Open Licensing (OLP).


Кейс A

В 2011 году компания приобрела 300 постоянных лицензий на MS Office 2010 Professional по программе Open Licensing, в 2014 году закупила лицензии на MS Office 2013 Professional для половины сотрудников в целях обновления, а в 2017 году рассматривает возможность перехода на Office 365 Professional Plus. Предполагается, что срок полезного использования постоянных лицензий MS Office в компании был установлен равным 60 месяцам. План перехода на подписку Office 365 включает ежегодный заказ 150 лицензий в 2017 и 2018 году и расширение заказа до 300, начиная с 2019 года.

Таким образом, дано:

  • Количество ПК – 300
  • Количество сотрудников – 300
  • Срок полезного использования бессрочных лицензий MS Office – 5 лет

На графиках ниже представлено, как будут выглядеть ежегодные капитальные (CAPEX) и операционные (OPEX) затраты, бюджет платежей и динамика использования лицензий в данном сценарии.

Средние ежегодные операционные затраты на ПО в расчете на одного пользователя, руб.

  • 2011-2016     5 324
  • 2017-2022    7 383
  • Изменение    2 059 (38,7%)


Кейс B

В 2011 году компания приобрела 300 постоянных лицензий на MS Office Professional с правом использования последней версии в течение двух лет (Software Assurance, SA) по программе Open Licensing, в 2013 и 2015 годах продлила подписку Software Assurance на весь объем лицензий, а в 2017 году рассматривает возможность перехода на Office 365 Professional Plus. Срок полезного использования постоянных лицензий MS Office был установлен равным 72 месяцам. Компания капитализирует временные лицензии Software Assurance, так как срок их использования превышает 1 год. План перехода на подписку Office 365 включает ежегодный заказ 300 лицензий, начиная с 2017 года.

Таким образом, дано:

  • Количество ПК – 300
  • Количество сотрудников – 300
  • Срок полезного использования бессрочных лицензий MS Office – 6 лет
  • Срок полезного использования подписки Software Assurance – 2 года

Средние ежегодные операционные затраты на ПО в расчете на одного пользователя, руб.

  • 2011-2016    11 217
  • 2017-2022    7 877
  • Изменение    -3 340 (-29,8%)

Какие выводы и заключения можно сделать из представленных диаграмм?

“Переложим капексы в опексы”

Ставшая крылатой фраза о переносе расходов на лицензирование ПО из инвестиционной программы в операционные затраты при переходе на подписку справедлива только отчасти, так как капитальные расходы так или иначе будут содержатся в OPEX будущих периодов в виде амортизационных расходов, второй раз мы ничего не «перекладываем». При отказе от покупки постоянных лицензий просто не задействуется механизм капитализации, поэтому фраза «Избавимся от капексов» будет звучать корректнее.

Как показано на графиках A2 и B2, с точки зрения самих операционных затрат изменяется лишь структура, так как происходит замещение амортизации нематериальных активов расходами на подписку, учитываемыми в текущем периоде. Как известно, подразделения финансового контроля уделяют пристальное внимание сокращению (или по крайней мере, сдерживанию) операционных затрат, поскольку именно они окажут влияние на финансовые результаты компании в отчетном периоде, в частности, на показатели прибыли.

В кейсе A средний уровень операционных затрат увеличился с 5324 до 7383 рублей в год на одного пользователя (+39,4%). В то же время функциональные и технические преимущества, а также дополнительные возможности управления затратами при использовании подписки Office 365 поддерживают аргументы за переход.

Кейс B уже учитывает возможность использования последней версии продуктов в исходной политике обеспечения пользователей. Как мы видим, при переходе на подписку Office 365 средний уровень операционных затрат снизился с 11217 до 7877 рублей в год на одного пользователя (-29,8%), что в данном случае является экономическим обоснованием для перехода к новой схеме лицензирования.

Амортизация НМА

Отдельно хотелось бы отметить одну распространенную сложность в учете амортизации – поскольку на практике эти расходы не являются объектом управления и относятся к неденежным расходам, они зачастую не поддаются должной детализации, особенно на крупных предприятиях. Например, среди всех амортизационных затрат компании бывает трудно выделить амортизацию ИТ активов и, в частности, нематериальных ИТ активов. Важно помнить, что амортизация лицензий включена в OPEX организации, даже если от департамента ИТ не требуют указывать ее в бюджете ИТ затрат.

Защита инвестиций

При планировании перехода на новое решение встает вопрос – выполнило ли текущее решение возложенные на него задачи в течение всего запланированного срока использования. В кейсе A показано, что при покупке постоянных лицензий MS Office Professional компания рассчитывала использовать эти лицензии, как минимум, до конца 2018 года. Поэтому в рассмотренном сценарии план перехода на Office 365 предусматривает две фазы – заказ 150 лицензий в 2017 и 2018 годах (по сути это замена старых версий MS Office 2010 Professional) и расширение заказа до 300 лицензий, начиная с 2019 года.

Почему этот план важен для показателей прибыли компании? Если компания разместит заказ на полный объем подписки 300 лицензий в 2017 году, она будет в течение двух лет одновременно нести операционные затраты за 450 лицензий (амортизация 150 постоянных MS Office 2013 Professional и подписка на 300 Office 365 Professional Plus) при общем количестве сотрудников 300 человек. При этом правообладатель в данном случае не накладывает ограничений на одновременное использование традиционных бессрочных лицензий и лицензий по подписке. Таким образом, приобретение подписки на 150 дополнительных лицензий Office 365 могло бы оказаться неоправданным, а прибыль компании в 2017 и 2018 годах сократилась бы на величину стоимости подписки в сравнении с рассмотренным базовым сценарием.

Выравниваем денежный поток

С точки зрения платежей (см. графики A3 и B3) вариант подписки более комфортен, поскольку не предусматривает единовременных больших выплат, что может быть существенно для компаний малого и среднего бизнеса. Для упрощения расчеты в наших примерах основаны на фиксированных текущих ценах, однако при оценке реального сценария также имеет смысл сравнивать альтернативы в фактической ценовой динамике с помощью анализа дисконтированной стоимости денежных потоков.

Гибкое управление затратами

Понесенные ранее капитальные расходы на лицензирование, представленные на диаграммах A1 и B1, не подлежат пересмотру при изменении потребности в лицензиях (как, соответственно, и совокупные амортизационные расходы). С другой стороны, в кризисные периоды многие компании сталкиваются с существенным среднесрочным сокращением штата (10-30%), что указывает на востребованность гибкого управления количеством имеющихся лицензий, доступного при оформлении подписки. На эту возможность дополнительной экономии также стоит обратить внимание при выборе стратегии дальнейшего лицензирования.

Как это часто бывает, когда дело касается вопросов лицензирования программного обеспечения, невозможно сделать однозначные выводы о преимуществе той или иной схемы приобретения в отрыве от конкретной ситуации. Основные факторы, влияющие на принятие решения – действующие контракты и пул имеющихся лицензий, история закупок, установленные сроки полезного использования ПО, стандарты обеспечения пользователей, планы по дальнейшему развитию инфраструктуры и ожидания относительно ситуации на рынке. Тем не менее можно утверждать, что переход к «облачным» моделям лицензирования может оказаться предпочтительной альтернативой для компаний, которым существенно использование актуальных версий ПО и где развита практика управления программными активами, позволяющая с высокой точностью контролировать их развертывание и использование.