Аутсорсинг SAM

Опубликовано: 20 декабря 2016 г.

Управление программными активами (Software Asset Management, SAM) — это методология, которая позволяет компаниям оценивать состояние лицензирования программного обеспечения и встраивать управление им на уровне бизнес-процессов. Среди основных задач, которые решает SAM для бизнеса, — повышение эффективности использования ПО за счет достижения полной прозрачности имеющихся ИТ-активов, управления жизненным циклом ПО и оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру, в том числе на закупки.

В своем последнем исследовании Gartner называет три основные причины инвестиций в SAM:

  • Потребность в улучшении технологического процесса, связанного с информационными технологиями, и предоставлении клиентам лучших услуг (53%).
  • Необходимость в повышении соответствия стратегии развития программного обеспечения и его потребностей (текущего потребления и будущего спроса) бизнес-инициативам (49%);
  • Необходимость повышения соответствия программного обеспечения лицензионным требованиям и его способности прохождения аудита (41%).
За последние пять лет мы видим изменение акцентов, когда главными преимуществами SAM считали только контроль над ИТ-активами, соблюдение лицензионных требований и сокращение затрат. При этом SAM поднимается из области задач среднего менеджмента в область ответственности топ-менеджмента. В 79% опрошенных компаний SAM-менеджеры отчитываются за него руководителям высшего звена, а в 27% — за SAM отвечают сами руководители высшего звена.

В России существует стандарт управления ПО — ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1, и сегодня многие отечественные компании заинтересованы в максимальном соответствии этому документу в области управления программными активами. Как и многие другие ИТ-услуги, сейчас SAM доступен заказчикам на аутсорсинге, что позволяет им получать данные и аналитику о состоянии их ПО в удобном и доступном формате. Некоторые компании пытаются развить собственную SAM-практику без привлечения эксперта. Это довольно рискованный путь: во-первых, сложно найти опытных специалистов с глубоким знанием лицензирования ПО разных производителей, а также экспертов по методикам внедрения стандарта ГОСТ 19770-1; во-вторых, компании, как правило, начинают внедрение SAM с инвентаризации, но этим же и заканчивают.

Для предприятий, которые все-таки решили отдать оценку программных активов и управление ими в руки специалистов, на рынке можно выделить три уровня SAM-услуг. Реальные услуги на рынке могут представлять собой как отдельные уровни, описанные ниже, так и в разные их комбинации.

Модели оказания услуг SAM на российском рынке

Технический SAM

К первой группе относятся компании, предлагающие помощь с техническим аспектом SAM, то есть со сбором данных. Услуга представляет собой проведение инвентаризации, получение информации о закупках и сравнение обоих массивов данных. Принято выделять также и третий массив, включающий сведения об использовании установленного ПО. Ряд компаний на рынке предлагает автоматизированный сервис сбора и предоставления таких сведений заказчику из облака. Благодаря этому инструменту клиент получает актуальную информацию о закупках, действующих установках и использовании ПО.

Важно отметить, что на этом уровне технические инструменты дают только массив данных без достаточной аналитики для оценки лицензионного статуса. Вот почему на следующем шаге большое значение имеет то, кто и каким образом будет подобные сведения анализировать — и здесь крайне важна квалификация лицензионного эксперта. Если он недостаточно компетентен, за кадром может остаться ряд важных вопросов, например, нюансы лицензирования серверных продуктов при виртуализации и/или клиентских подключениях, тонкости, связанные с организационными отношениями компаний внутри холдинга, контроль соответствия лицензионных сертификатов на пользовательских устройствах и другие аспекты. Как правило, эти моменты невозможно корректно учесть без вмешательства аналитика и проведения дополнительных процедур по сбору информации, а без них данные являются нерелевантными.

Здесь не может идти речь о SAM как о стратегической задаче бизнеса, до этого слишком далеко. Обычно при таком подходе SAM используется только на уровне внутренних нужд ИТ-отдела, например для контроля количества инсталляций. По большому счету это лишь инвентаризация, несомненно необходимая, но недостаточная для внедрения SAM.

Тем не менее такой технический подход довольно востребован на рынке, поскольку предоставляет возможность получить требуемый базис для дальнейшего развития SAM.

Консультационный SAM

Второй уровень услуг ближе к аналитической модели. На нем компании предлагают заказчику расширенную поддержку в управлении программными активами и предоставляют группу экспертов, обладающих необходимыми компетенциями, — в частности, лицензионных аналитиков и юристов.

Такая модель подразумевает наличие постоянного ресурса, к которому можно обратиться в критические моменты управления программными активами — при проведении аудита или перед очередной закупкой ПО. Эксперты готовят аналитику для принятия важных решений, и заказчик может быть уверен в объективности предоставляемой информации. Причем заказчик обращается за такой услугой только от случая к случаю, например, перед продлением лицензионного соглашения, когда сроки весьма ограничены. Но из-за отсутствия внутренних процессов SAM исполнителю нужно больше времени на разработку оптимальных рекомендаций. Сжатые сроки и непредвиденные работы по сбору информации об инфраструктуре могут поставить под удар качество итоговых результатов.

Здесь SAM становится тактической задачей для поддержки принятия решения по объему закупки лицензий на очередной период. И перед бизнесом не ставятся задачи по оптимизации процессов управления программными активами между такими разовыми проектами. А что происходит между ними? Какие риски возникают в этот период в компании? Можно только предполагать.

Однако подобный проект может служить отправной точкой к развитию SAM. Компания получает своего рода слепок ИТ-инфраструктуры в части программных активов и впоследствии может решать задачи по устранению причин появления нелицензионного ПО в будущем, по снижению затрат на приобретение и владение ПО и по другим аспектам.

Интегрированный SAM-сервис

Третья группа услуг наиболее адекватна для компаний, планирующих внедрить SAM на стратегическом уровне и интегрировать управление программными активами в свои бизнес-процессы. Это необходимый этап, если менеджмент организации ставит задачу постоянного соблюдения условий лицензирования и ориентирован на получение всех преимуществ SAM, включая улучшение технологического процесса и существенную экономию затрат.

Услуги такого уровня предоставляют компании, которые нацелены на проактивное развитие SAM-практики внутри организации-заказчика. Подобный расширенный аутсорсинг подразумевает предоставление на постоянной основе определенных функциональных ролей — лицензионного аналитика и SAM-менеджера. Можно назвать эту модель «внедрение в рассрочку», конечной целью которой является создание полноценной SAM-практики и ее развитие до соответствия стандарту ПО ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1. На текущий момент это одно из лучших и самых востребованных решений, которое предлагает рынок.

По нашему опыту, в небольшой компании (до 500 ПК) практику управления программными активами можно вывести на соответствие первому уровню стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1 за три месяца. Второго уровня она достигает, как правило, в течение года. На третий уровень выходят далеко не все компании, однако именно на нем происходит интеграция SAM-практики с операционными процессами ИТ и основного бизнеса. На данном этапе процессы управления программными активами оказывают поддержку финансовому планированию, предоставлению ИТ-услуг, управлению рисками и другим критически важным бизнес-функциям.

Отличие этой модели от предыдущей заключается в том, что при таком подходе заказчик осознанно встраивает SAM в свою организационную культуру и процессы, используя на аутсорсинге экспертизу и методы для перехода к стандарту SAM. Во второй же модели сервисная компания играет роль подрядчика по требованию, без расчета на долгосрочное стратегическое сотрудничество.

Риски и выгоды аутсорсинга управления программными активами

Безусловно, у каждого из названных выше сценариев есть свои недостатки, но они зависят только от условий их применения. Например, в случае обращения ко второй группе услуг важно понимать, что это «пожарный» метод, поскольку данные и аналитика предоставляются в критические моменты и у заказчика нет возможности долгосрочного размеренного планирования. Только имея SAM-практику внутри компании, можно в режиме реального времени реагировать на все, что происходит на рынке.

Для аутсорсинга задач управления ИТ-активами важно выбирать компанию, имеющую авторитет на рынке. В противном случае может возникнуть риск, связанный с недоверием к компании-партнеру — ведь она является держателем всех данных, точкой входа для многих процессов.

Экономическая выгода аутсорсинга в том, что развитие практики происходит по изначально верному сценарию, в соответствии со стандартом, снимается риск, что компания потратит много ресурсов на пробы и ошибки. Кроме того, все три сценария не подразумевают крупных единовременных затрат. Существуют решения, которые можно приобретать в режиме подписки. Еще один фактор экономии — отказ от присутствия в штате специального SAM-менеджера. Он должен сочетать бухгалтерскую и юридическую экспертизу, опыт лицензионного аналитика, технические компетенции, знания аналитика бизнес-процессов, поэтому найти и держать такого высококлассного специалиста в штате может быть достаточно дорого. Привлечение экспертной команды дешевле и эффективнее для реализации SAM.

Целесообразность выбора той или иной группы решений определяется масштабом компании, количеством привлекаемых вендоров. По опыту нашей работы, чем крупнее компания, тем больше объем задач. Однако случается, что и небольшая организация использует огромное количество дорогостоящего софта, и оптимизация окупит любые затраты на отладку процессов. Сегодня довольно много компаний, у которых бизнес построен исключительно на ИТ, поэтому в любом случае управление программными активами должно стать для них стратегической задачей, в какой бы форме она ни реализовывалась.

Первоисточник