Оптимизация ИТ‑инфраструктуры находится на пересечении выбора оптимального лицензирования, технического решения, построения процессов в организации.
Эта статья о том, почему важно следить за лицензированием ПО и зачем нужен SAM.
Управление программным обеспечением как активом – одна из ключевых возможностей повышения эффективности организации. Наладить процессы управления ПО помогает внедрение методологии Software Asset Management (SAM).
Читайте статью «Миссия: выполнима. Внедрить SAM».
Зачем вообще управлять программным обеспечением и зачем нужен SAM?
ПО – специфический актив. Для физических объектов, например ПК, всё просто:
1 рабочая станция = 1 единовременный пользователь
Когда мы говорим о приложении, которое устанавливается с дистрибутива и активируется лицензионным ключом, получаем огромное количество вариантов, один из которых:
1 дистрибутив и X количество ключей = Y количество пользователей
При незнании условий соглашения с производителем и без чёткого учёта закупленных и используемых лицензий, возникает их излишек или недостаток:
- появляются неиспользуемые лицензии – компания тратит на ПО больше средств, чем могла бы, отказавшись от них;
- излишние закупки – заказываются дополнительные лицензии вместо активации из пула неиспользуемых;
- простой рабочих процессов на период закупки – вместо использования того же пула;
- нарушается закон по части авторского права – ПО активируется больше положенного количества раз или же устанавливается незарегистрированная версия. Пользователь работает с программой без формального на то разрешения, компания и руководство могут быть привлечены к ответственности.
Рассмотрим ТОП‑5 способов оптимизации расходов на ИТ‑инфраструктуру по методологии SAM.
1. Исключение двойного лицензирования ПО
Ситуация: на одном ПК установлено две версии продукта – соответственно, лицензия должна быть назначена для каждой из них, тогда как требуется для работы только одна.
Решение: лишнюю версию деинсталлировать и назначить лицензию на другой ПК.
Ситуация: сотрудникам одного из подразделений компании требуется новое ПО, при этом сотрудники смежного подразделения его уже используют.
Решение: вместо закупки дополнительных лицензий рассмотреть назначение их из пула неиспользуемых или поочерёдное использование (если такое условие позволяет соглашение с вендором); приобретение сетевой версии лицензии.
Из практики консультантов ITERBI: «В проекте SAM для компании со штатом более 1000 пользователей было выявлено использование различных версий и редакций Microsoft Project. При этом по одной из версий обнаружен дефицит, а по другой – избыток. Рекомендацией стала переустановка версии ПО с выявленным избытком лицензий, стандартизация рабочих мест и частичный переход на облачные сервисы, что также позволит снизить затраты на администрирование»
2. Исключение избыточного функционала
Cитуация: пользователь размещает заявку на закупку полнофункциональной, соответственно, дорогостоящей версии ПО, при наличии более доступных с ограниченным функционалом.
Решение: выяснить, какие задачи планирует решать пользователь и как часто, если дополнительные функции продукта не требуются, заказать ограниченную версию. Например, версию только для просмотра, без возможности редактирования. Если же программа требуется для одноразовой операции, произвести это действие с помощью уже активированной версии или найти иное решение, например, конвертировать в другой формат.
Из практики консультантов ITERBI: «Во время проведения проекта SAM в компании выявлена нехватка 2690 лицензий Exchange Server Enterprise CAL. В процессе исследования оказалось, что пользователям в работе требуется только стандартный функционал Outlook, функции поиска, архивирования и журналирования ящиков не используются. Т.о. необходимость приобретения лицензий Exchange Server Enterprise CAL отпала, что позволило значительно сократить расходы на серверную инфраструктуру»
3. Оптимизация SQL и Windows серверов
Ситуация: в компании развёрнут SQL Server для работы 1С на 770 пользователей, лицензирование по схеме «на пользователя / на устройство» (Device CAL). Требуется найти способ оптимизации расходов.
Решение: для большого количества пользователей (от 90 и выше) рекомендуется использовать модель лицензирования «по ядрам».
Из практики консультантов ITERBI: «В процессе проекта SAM выявлена значительная нехватка серверных лицензий – в общей сложности порядка 1500 штук. Рекомендацией для заказчика стал переход на облачные сервисы по программе Microsoft Products and Services Agreement (MPSA), что существенно сэкономит средства на лицензирование серверной инфраструктуры заказчика, а также даст ряд других преимуществ»
4. Введение процедуры списания ПК
Ситуация: рабочую машину списали по причине выхода из строя или при увольнении сотрудника, вместе с ней списали и всё установленное ПО.
Решение: при списании ПК возвращать активированные лицензии в пул для дальнейшего переназначения.
Из практики консультантов ITERBI: «В группе компаний с общим штатом более 1000 человек в процессе проекта SAM обнаружена проблема несвоевременной передачи отделом персонала информации о кадровых изменениях, что делало невозможным учёт используемого ПО и возвращения высвободившихся лицензий „на склад“ при увольнении или переводе сотрудников. Рекомендацией стало ввести процедуру списания программно‑аппаратных комплексов и вывода из эксплуатации, что позволило своевременно учитывать и переназначать высвободившиеся лицензии».
5. Правильный выбор типа лицензионного соглашения с правообладателем ПО
Ситуация: в группе компаний отсутствует единая политика закупок ПО, каждое юридическое лицо руководствуется собственными регламентами и имеют разные лицензионные соглашения с вендором.Решение: объединить закупки, ввести централизованные процедуры, выбрать единое оптимальное лицензионное соглашение за счёт чего можно получить значительную экономию средств.
Из практики консультантов ITERBI: «До проведения проекта SAM каждая организация группы компаний самостоятельно закупала серверное оборудование и программное обеспечение. Это усложняло распределение, назначение и общий учёт лицензий, и привело к рискам нелицензионного использования продуктов Microsoft. Рекомендации помогли сократить дефицит лицензий вдвое, неиспользуемое программное обеспечение – в 4 раза. Оптимизация SQL инфраструктуры позволила сократить расходы на SQL сервер с 10‑ти млн руб. до двух»
Способов оптимизации ИТ‑инфраструктуры гораздо больше перечисленного и часть из них находится на пересечении выбора оптимального лицензирования, технического решения и построения процессов в организации.
Узнать больше по теме можно на курсе «Управление программными активами на предприятии».
И помните, внедрить SAM можно самостоятельно или с помощью профессионалов‑практиков, в этом случае вы сэкономите время и ресурсы и получите гарантированный результат.