MPS Управление сервисом печати


♦ Каков масштаб нецелевой печати в вашей компании?

♦ Соответствует ли парк печатающей техники текущим и планируемым потребностям бизнес-подразделений?

♦ Обеспечивает ли сервис печати требуемый уровень безопасности?

♦ Какие затраты, связанные с обеспечением сервиса печати, ежегодно несет компания?

♦ Насколько можно сократить эти затраты без ущерба основному виду деятельности?

Управление печатью (Managed Print Services, MPS) – централизованное управление парком оборудования печати и копирования (копировальные аппараты, принтеры, многофункциональные устройства) в компании в целях улучшения сервиса и снижения его стоимости. Основные факторы снижения стоимости сервиса печати:
  • общее снижения нецелевого использования печати;
  • более эффективное распределение задач печати;
  • оптимизации парка техники.

На практике крупные компании экономят в среднем 30% за счет улучшения продуктивности офисной среды, усовершенствования всех процессов, связанных с обработкой и печатью документов. В ряде случаев затраты снижаются до 50%.

Централизованное управление печатью позволит решить следующие задачи:

  • повышение качества сервиса печати – ускорение документооборота и повышение безопасности работы с документацией за счет дополнительных функций (гибкая настройка маршрутизации, печать My Print Anywhere и другие возможности);
  • контроль сервиса печати – организация политики управления печатью с помощью программных средств централизованного управления (средства учета и контроля позволяют вводить квоты для групп пользователей на определенный период, устанавливать ограничения на копирование или цветную печать и т.д.);
  • рост производительности – сокращение рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на печать, упрощение процессов сопровождения и управления сервисом печати.

Обследование сервиса печати

На первом этапе проекта мы определяем актуальную картину использования сервиса: объем печати и применяемые устройства (модели, срок эксплуатации), стоимость расходных материалов, обслуживание и ремонт. Обследование сервиса печати включает:
  • сбор данных об инфраструктуре печати, группах пользователей;
  • сбор данных о расходах на печать (расходные материалы, бумага, ТО и ремонт);
  • подготовка рекомендаций по оптимизации затрат в рамках текущей инфраструктуры;
  • оценка экономического эффекта от внедрения средств управления печатью (снижение затрат на непродуктивную печать) – подготовка к внедрению.

Внедрение системы управления печатью

Система управления печатью позволяет гибко управлять инфраструктурой печати, включая печатающую технику в удаленных офисах, собирать всю информацию о печати в компании, оперативно выявлять неполадки и проблемы. Внедрение системы управления печатью включает следующие этапы:
  • выработка конфигурации решения, наиболее полно отвечающей потребностям Заказчика, по итогам проведенного обследования;
  • развертывание средства в тестовой и продуктивной среде;
  • демонстрация возможностей системы и обучение технических специалистов;
  • подготовка рекомендаций по внедрению/улучшению процессов управления печатью;
  • разработка политик управления печатью.
Результаты внедрения:
  • сокращение эксплуатационных затрат компании на процесс печати;
  • централизованное управление печатью (гибкая настройка и введение ограничений) на основе политик Заказчика;
  • рациональное распределение нагрузки аппаратного обеспечения сервиса печати в организации;
  • рост производительности бизнес-процессов;
  • регулярная и полная отчетность об использовании, загрузке, а также других параметрах и событиях, связанных с сервисом печати.

Оптимизация инфраструктуры печати

На основе данных, полученных в ходе обследования сервиса печати, наши специалисты сформируют варианты целевого парка печатающей и копирующей техники и его расположения внутри зданий, исходя из объемов печати, детализированных по группам пользователей, и местонахождения участников этих групп. Это позволит существенно сократить стоимость отпечатка за счет подбора устройств оптимального класса и производительности и в результате – стоимость владения сервисом. Помимо поставки печатающей техники мы можем предложить вам дополнительные услуги, направленные на сокращение трудозатрат по обеспечению печати в вашей компании.


Покопийное обслуживание
Удобная и выгодная форма обслуживания парка печатающей техники в рамках единого договора с расчетом по отпечатанным листам на основе точной статистики:
  • упрощенная логистика и документооборот – своевременное обеспечение расходными материалами в необходимом количестве;
  • снижение трудозатрат Заказчика на поддержку сервиса – передача функций закупки материалов, контроля резервов и обеспечения ремонта;
  • сокращение оборотных активов – отсутствие собственных расходных материалов на складе;
  • «выравнивание» затрат – даже при дорогостоящем ремонте расходы не растут, что позволяет корректно планировать их при выполнении того или иного проекта.

Аутсорсинг сервиса печати
Переход к полному предоставлению сервиса печати в формате внешней услуги. Установка оборудования без передачи на баланс Заказчика в соответствии с оптимизированными потребностями, выявленными в ходе обследования, позволит минимизировать стоимость услуги. Преимущества такого способа организации сервиса печати:
  • отсутствие разовых инвестиций на обновление парка техники;
  • гибкое масштабирование инфраструктуры печати;
  • оперативный ремонт, замена оборудования в случае неисправности за счет предусмотренного подменного резерва.