10 правил успешных переговоров с вендорами о лицензировании ПО

Для поддержания взаимовыгодных отношений важно вести с вендорами открытый диалог. Обратная связь даёт производителям понять, какие виды ПО и схемы лицензирования вам подходят.

Чем лучше вы знаете лицензионные соглашения и порядок использования ПО, тем выгоднее ваша позиция на переговорах с лицензиарами. В данной статье мы рассмотрим основные правила эффективных переговоров о лицензировании ПО с вендорами.

Правило № 1

Не запрашивайте у вендора информацию о комплаенсе и возможных переплатах — это очень рискованно.

Если спрашиваете производителя, он автоматически делает вывод, что вы не знаете о происходящем в собственной компании. И использует это в свою пользу. Вы получите детальное описание множества нарушений. И кучу счетов, которые нужно оплатить, чтобы устранить эти нарушения. Но проверить, действительно ли нарушения есть, вы не можете.

В такой ситуации вы только садитесь за стол переговоров, а у вендора уже есть рычаги давления на вас. Словно вы играете в покер с соперником, который заранее знает ваши карты.

Вам нужно знать всё о лицензировании в компании и проверять знания вендора о вас. Не наоборот.

Правило № 2

Готовьтесь к аудиту и переговорам заранее: соберите команду, настройте процессы и проанализируйте данные.

Переговоры — самая важная часть аудита. Это ваш шанс перезаключить договор с вендором на максимально выгодных условиях. И показать ему, что проверять вас бесполезно.

Поэтому нужно заранее подготовиться. Соберите команду специалистов и разработайте стратегию ответа на аудит.

Вместе с командой создайте процессы и процедуры для подготовки компании к аудиту и проведения эффективных переговоров с вендором. Пропишите:

• кто за что отвечает
• кто кому отчитывается
• пошаговые действия участников процесса
• кто и как ведёт переговоры с вендором до, во время и после аудита

Пример:

В команду входят Коммуникатор, Технический специалист, Менеджер проекта, Специалист, Юрист и Закупщик.

• Коммуникатор сообщает об аудите стейкхолдерам, IT менеджерам и отделу закупок. Он же ответит на их вопросы. Коммуникатор отвечает на письма об аудите и организовывает встречи команды.
• Технический специалист — руководитель IT отдела, управляет технической подготовкой к аудиту.
• Менеджер проекта отвечает за стратегию подготовки к аудиту и руководит командой.
• Специалист отвечает за установку и настройку ПО. Он владеет информацией о лицензиях и в паре с Техническим специалистом руководит технической подготовкой к аудиту.
• Юрист изучает контракты с вендором и лицензионные соглашения. Он готовит документальную базу для стратегии ответа на аудит и консультирует других членов команды по юридическим вопросам.
• Закупщик владеет информацией о закупках лицензий. Он проверяет, что компания прекратила закупать ПО у проверяющего вендора. И вместе с Техническим специалистом и Специалистом, который руководит установкой и настройкой ПО, занимается технической подготовкой к аудиту.

Коммуникатор ведёт переговоры с вендором до и во время аудита. Его консультируют Юрист, Технический специалист и Менеджер проекта. После аудита переговоры с вендором ведут Коммуникатор, Юрист, Технический специалист и Закупщик.

Если вендор уже пришёл проверять лицензии, вы всё ещё можете обеспечить комплаенс и победить аудит. Узнайте, как это сделать из нашего руководства «Что делать, если вендор пришёл проверять лицензии на ПО».

Правило № 3

Будьте всегда в курсе всего, что связано с ПО и лицензиями. Чтобы ответить на любые вопросы вендора.

Как мы уже сказали, вам нужно знать всё о лицензировании в компании. И обладать возможностью в любой момент проверить актуальность ваших знаний.

Внедрите инструменты, которые позволят максимально быстро получить точные и проверенные данные о лицензировании. Это инструменты управления программными продуктами и инструменты обнаружения.

Электронные таблицы ненадёжны, не исключают риск провалить аудит и бесполезны при формировании закупок и распределении лицензий. Сложные метрики, которые связаны с виртуализацией, также бесполезно отслеживать при помощи Excel. Он не автоматизирует процессы и не отслеживает ежедневные изменения в структуре дата‑центра.

Если у вас крупная компания, которая использует множество видов ПО, управление программными продуктами жизненно необходимо. Иначе неминуемы многочисленные нарушения комплаенса.

А если у вас небольшая организация, нужно приложить немалые усилия, чтобы заставить вендора воспринимать вас всерьёз. И управление программными продуктами или Software Asset Management — именно то, что заставит производителя по‑другому взглянуть на вашу компанию.

Правило № 4

Погружайтесь в детали и сохраняйте все документы.

Если вы недостаточно понимаете суть имеющихся лицензий, то не можете вести эффективные переговоры с вендорами. Чтобы занять сильную позицию и сделать сотрудничество с вендором более выгодным, вам нужно погрузиться в детали.

Изучите контракт, лицензионные соглашения и метрики. Определите типы лицензий, которыми пользуется ваша компания. Какие права они предоставляют? К чему обязывают?

И обязательно сохраняйте все документы. Составьте полноценный архив, в котором в хронологическом порядке содержатся все договоры, соглашения, счета и уведомления о любых изменениях.

Когда погружены в детали и имеете под рукой нужные документы, вы спокойно и уверенно ведёте переговоры с вендором. Вас невозможно застать врасплох или запугать хитрыми вопросами о конкретных лицензиях.

Пример:

Как по итогам аудита провести с вендором переговоры по поводу постоянных (perpetual), облачных (cloud) и гибридных (hybrid) лицензий

Вендоры стараются продать по результатам аудита облачные решения или подписку. Даже если у вас полно лишних лицензий. Поэтому чётко обозначьте вашу стратегию касательно постоянных (perpetual), облачных (cloud) и гибридных (hybrid) лицензий.

Помните, что многим аккаунт менеджерам доплачивают за продажу облачных продуктов. Они попытаются перевести вас с постоянных лицензий на модели подписки. Пообещают невероятные скидки и выгодные условия. Но оказавшись на подписке, вы начнёте переплачивать за решения, которыми не пользуетесь.

Исходите из собственной стратегии использования и покупки ПО. Если вы собирались переходить в облако, переходите. Не собирались — используйте локальные лицензии, которые физически привязаны к офису.

Покупайте только то, что вам нужно. Вы всегда сможете оформить подписки. Подождите, пока они вам действительно понадобятся.

Правило № 5

Рассматривайте любые вопросы и даже претензии вендора как возможности заключить сделку.

Вендоры больше всего любят молчаливых и на всё согласных. Такие компании чаще других проверяют и всегда находят нарушения комплаенса.

Потому что для вендора аудит — способ заработать. Чем больше вы усложняете достижение этой цели, тем меньше он хочет вас проверять. Но оставайтесь в рамках профессионализма и аргументированной позиции. Подробнее об этом — в следующем правиле.

Здесь же мы говорим о том, что вам нужно превращать вопросы и претензии в возможности.

Пример:

После каждого аудита производитель ожидает выручку с продажи ПО и лицензий. И рассматривает текущий контракт как минимальную сумму ваших покупок/инвестиций в свои продукты.

Если вы не смогли устранить все нарушения, и вендор начислил компании штраф, можно заменить санкцию на плановую закупку лицензий на ту же сумму. Но только если вы точно знаете, что нужно компании.

Правило № 6

Будьте непреклонны, но профессиональны и вежливы до конца.

Сохраняйте спокойствие и профессионализм в общении с вендором. Иначе во время аудита он не успокоится, пока не найдёт нарушения. И выберет самые жёсткие санкции, включая уголовное преследование.

Пример

Вам нужно увеличить время ответа на аудит или отсрочить проверку. Как действовать?

Изучите контракт и задавайте обоснованные вопросы. Приведите аргументы в пользу увеличения срока ответа или отсрочки аудита.

Во время пандемии COVID‑19 многие компании получили отсрочки из‑за чрезвычайных мер, которые повлияли на их работу. Но есть и другие причины: крупные проекты, изменения в структуре компании, изменения в IT инфраструктуре компании, физический переезд компании в другой офис.

Покажите, что вендору выгоднее проверить вас после завершения текущего этапа. Например, после завершения крупного проекта вы хотите вложиться в расширение и обновление IT инфраструктуры. Так вы повысите вероятность положительного ответа от вендора и положительного исхода проверки.

Но не давайте пустых обещаний. Если планы изменились, заблаговременно предупредите вендора и объясните причину изменений.

Правило № 7

Будьте ведущим, не ведомым.

Нельзя садиться за стол переговоров с плохо организованными электронными таблицами и неполными и/или неверными данными. Вы проверяете вендора, не наоборот.

Используйте ошибки в его отчёте по итогам аудита, чтобы усилить позицию на переговорах. Обнаружили опечатку в версии или самом названии ПО? Используйте это. Аудитор неправильно определил версию или программный продукт? Используйте это.

Защищайте комплаенс компании. Не позволяйте вендору начислить штрафы и доп. счета на основании неверных данных. И продать вам лишние и ненужные лицензии.

Не соглашайтесь покупать бандлы, которые настойчиво предлагает вендор. Сделайте встречное предложение и перечислите реальные потребности компании.

Производитель закроет сделку и получит деньги, а вы — лицензии, которые повысят эффективность работы и прибыльность компании. Так вы наладите взаимовыгодное сотрудничество с вендором.

Правило № 8

Всегда проверяйте предложения вендора на практике — моделируйте будущее.

Не верьте вендору на слово. Пусть сегодня вы заплатите на 75% меньше полной стоимости, но что будет завтра? Или через несколько лет?

Предложения производителя всегда выгодны производителю и почти никогда — клиенту. Поэтому всегда моделируйте будущее. Для этого вам понадобится SAM‑инструмент.

Пример

Вендор предлагает вам три года безвозмездно пользоваться самой дорогой лицензией. Это выгодно?

Смоделируйте последствия данного предложения для вашей ИТ‑инфраструктуры. Возможно, все сотрудники перейдут на эту лицензию, и через три года вы заплатите производителю сотни тысяч или миллионы. Но нужна ли всем вашим сотрудникам самая дорогая лицензия? Скорее всего, нет. Тогда в чём выгода данного предложения?

Другой вариант — части ваших сотрудников действительно нужна самая дорогая лицензия. Потому что ближайшие два года они будут работать над проектом, который требует использования максимального функционала. Тогда вы открываете доступ к этой лицензии только для части сотрудников и автоматически закрываете лавочку через два года. Вам выгодно предложение вендора.

Правило № 9

Для каждого вендора готовьте свою стратегию ведения переговоров.

Microsoft представляется вашим другом и пытается выжать максимум из дружеского ревью вместо жёсткого аудита. Oracle беспощаден и способен найти нарушения комплаенса даже там, где их нет. SAP вообще не позволяет соблюдать комплаенс и стремится подсадить клиентов на повышенные тарифы после миграции в S/4HANA.

Для каждого вендора создайте свою стратегию ведения переговоров.

Пример

Как подготовиться к переговорам с MICROSOFT

1. Включите облако в стратегию SAM. Убедитесь, что ваш SAM‑инструмент обладает необходимым функционалом для управления как локальными, так и облачными программными активами. Когда контролируете происходящее в вашей инфраструктуре Microsoft, вы не боитесь проверок, оптимизируете расходы локально и в облаке и обладаете преимуществом на переговорах. Оптимизируете закупки и заключаете выгодные для вас, а не для вендора, договоры.
2. Чтобы не оказаться в ловушке многолетних переплат за ненужные лицензии и чрезмерные объёмы использования, используйте SAM‑инструмент и внедрите процессы управления программными продуктами.

• Ведите хронологию всех покупок и всех прав на использование, чтобы видеть неточности и ошибки в отчёте вендора
• Отслеживайте комплаенс‑разрыв и постоянно закрывайте его, чтобы избежать дополнительных счетов и штрафов
• Прогнозируйте будущую потребность на лицензии на основе точных и проверенных данных, чтобы покупать только нужные вам лицензии с теми объёмами использования, которые совпадают с реальными потребностями

Теперь за столом переговоров преимущество на вашей стороне. Вы спокойно и уверенно рассказываете Microsoft, что купите и сколько заплатите.

3. В вашей команде должны быть IT специалисты и закупочный комитет. Поговорите с ними, чтобы понять IT стратегию вашей компании. Составьте список приоритетов и проанализируйте текущий контракт с вендором. Разработайте стратегию перезаключения договора на максимально выгодных для себя условиях. И садитесь за стол переговоров с этим козырем в рукаве. Расскажите о вашей IT стратегии и поясните, где она расходится с предложением Microsoft. Не волнуйтесь. Вендору важно продать ПО и лицензии после проведения ревью. И если единственный способ это сделать — согласиться на ваши условия, Microsoft пойдёт на мировую.
4. Когда ваша позиция расходится с заранее заготовленным предложением Microsoft, вендор начинает предлагать беспрецедентные условия сотрудничества. Но только, если вы купите то, что он продаёт. Загрузите в SAM‑инструмент предложенные вендором условия сотрудничества и смоделируете последствия для вашей IT среды. Вы можете поговорить с дилерами Microsoft и заставить Licensing Solution Partners конкурировать между собой.
5. Microsoft — не друг, а партнёр по бизнесу. Поэтому ревью — возможность сделать партнёрство с вендором более выгодным для вас. Подготовьтесь:

• обеспечьте успешное прохождение проверки
• внедрите мониторинг серверов
• создайте хранилище документов, которые содержат ваши права и обязанности

Помните — Microsoft ценит уровень удовлетворённости клиентов. Поэтому отказывается от жёстких аудитов в пользу дружеских ревью. Если вы аргументируете свою позицию и расскажете о стратегии компании, вендору выгоднее пойти на компромисс, чем портить с вами отношения.

6. Если ваша компания ещё год должна выполнять условия соглашения Enterprise и использовать более дорогую редакцию Microsoft 365, чем нужно, не опускайте руки! Самое время подготовиться к переговорам о перезаключении договора.

Проанализируйте реальное использование ПО и лицензий разными отделами, разными сотрудниками и для разных приложений. Составьте сводную таблицу и определите наиболее выгодную стратегию лицензирования. Иногда дешевле не покупать бандл со скидкой, а приобрести лицензии на конкретные функции.

Проверьте дубликаты лицензий для сотрудников, которые перешли в другие отделы или сменили должности. Избавьтесь от лишнего — от лицензий для ушедших сотрудников и лицензий, которые не соответствуют масштабу работы компании.

Правило № 10

Внедрите и постоянно оптимизируйте управление лицензиями.

Управление лицензиями — прочный фундамент взаимовыгодных отношений с вендорами. Производителям ПО важно, чтобы вы продолжали платить за лицензии долгие годы и соблюдали условия использования программ. Вам важно не переплачивать за лицензии и обеспечивать комплаенс.

С помощью Software Asset Management вы выстроите с производителями открытые, честные и прибыльные отношения. А опытный интегратор SAM подскажет, как максимально эффективно вести переговоры с вендором. Вы всегда будете в курсе последний изменений правил лицензирования. Будете заранее знать реальные выгоды и ловушки предложений вендора. Сможете предсказать претензии производителя до начала проверки.

Не знаете, как убедить начальника внедрить SAM для SAP? Воспользуйтесь руководством, в котором мы собрали 10 неоспоримых аргументов в вашу пользу.