Как обнаружить и устранить скрытые риски и расходы управления лицензиями в облаке – 10 способов

Сегодня облачные решения играют важнейшую роль в  IT-инфраструктуре компаний. Но, по данным Forrester, в 80% случаев при переходе в облако организации теряют контроль над комплаенсом. 

Проблема и с контролем расходов. Неиспользованные подписки, избыточные права, функционал и объём хранилищ – лишь несколько примеров скрытых затрат, которые ежемесячно увеличивают IT-бюджет. 

А ещё есть счета и штрафы за превышение лимита объёма использования ПО. И это пример увеличения расходов за счёт нарушения комплаенса.

В данной статье мы расскажем, как обнаружить и устранить скрытые риски и расходы управления лицензиями в облаке. А также как установить постоянный контроль над лицензированием и настроить автоматическую оптимизацию. В конце статьи приведём 10 способов обнаружить и устранить скрытые риски и расходы.

Облачные решения содержат множество приложений. Поэтому крайне трудно получить цельную картину лицензирования и понять, что и как использует ваша компания. Чтобы оптимизировать подписки по соотношению цена/качество и собрать в одном месте все данные по Software-as-a-Service или SaaS, вам нужен автоматизированный инструмент управления программными активами.

---

43% IT специалистов до сих пор используют для управления IT-активами или Software Asset Management электронные таблицы, но в облаке они бесполезны. Почему, разберём на двух простых примерах.

---

Пример 1 – постоянная готовность к проверке

В облаке вендор имеет постоянный доступ к вашей инфраструктуре и в любой момент может проверить комплаенс. Ранее для подготовки к аудиту вам давали несколько недель, сейчас всегда нужно быть готовыми к проверке. 

Но в электронные таблицы информация заносится только пост-фактум. То есть, пока вы не обнаружите проблему, соответствующие данные не окажутся в таблице. А вам нужно упреждающе найти и устранить нарушения комплаенса. И, в идеале, автоматизировать этот процесс.

Пример 2 – оптимизация расходов

Облачные приложения позволяют в один клик активировать функции, на которые у вас нет лицензии. Предположим, что вендор автоматизировал активацию лицензии и выставление соответствующего счёта при активации функционала за пределами контракта. 

Вы спасены от штрафов и санкций. Но любой сотрудник может удвоить расходы на IT за пару кликов. И электронные таблицы не сообщат вам, где источник чрезмерных затрат. В них даже не попадёт новая статья расходов, пока кто-то из компании её не внесёт вручную.

Какие инструменты управления программными активами или SAM нужны в облаке

• Инструменты Обнаружения – собирают сырые данные для анализа и проверки комплаенса

• Инструменты Анализа – нормализуют и анализируют собранные данные, показывают текущую картину лицензирования

• Инструменты Автоматизации – автоматизируют рутинные процессы, включая отправку уведомлений и деактивацию опций/функций/приложений

• Инструменты Оптимизации – оптимизируют лицензирование и закупки ПО, перераспределяют имеющиеся лицензии

Каким образом SAM обнаруживает и устраняет скрытые риски и расходы в облаке

Чтобы обеспечить контроль над комплаенсом и расходами, необходимо постоянно мониторить использование ПО и настроить формирование отчётов о затратах на программные продукты и лицензии.

Мониторинг использования ПО помогает обнаружить и исключить скрытые расходы 

В облаке сложнее отслеживать потребление программных продуктов, чем в закрытой корпоративной сети. Качественный инструмент SAM предоставляет полную и точную картину использования ПО и показывает, как распределены купленные лицензии. Вы получите предупреждения при подходе к пороговому значению объёма использования и при случайной активации сотрудниками нелицензированных продуктов. 

С SAM сотрудники компании будут максимально эффективно пользоваться доступными сервисами и правами на использование ПО.

Отчёты о расходах помогают принять осознанные и выгодные для компании решения о покупках и распределении лицензий.

Когда можете моментально сформировать точные отчёты о расходах на IT, вы планируете закупки и оптимизируете облачную инфраструктуру в соответствии с  изменениями потребностей компании. Вы принимаете осознанные и выгодные решения о распределении и покупке подписок.

Используйте отчёты о способах оптимизации и опциях для даунгрейда, чтобы найти оптимальные по соотношению цена/качество лицензии и максимально выгодно комбинировать приложения и сервисы.

Инструмент Software Asset Management предоставляет вам: 

• полную картину использования и лицензирования облачного ПО 

• автоматическую оптимизацию лицензирования в режиме реального времени

• отчёты об использовании и расходах на сервисы, включая Microsoft 365, Salesforce и Adobe Creative Cloud 

• возможность кастомизировать воркфлоу

• возможность постоянно мониторить использование ПО и хранилищ и оставаться в пределах указанных в контрактах пороговых значений 

Эффективное решение SAM максимизирует отдачу от ваших инвестиций в облачные технологии и помогает перезаключить контракты с вендорами на максимально выгодных условиях.

USU Software Asset Management – пример готового решения, которое включает все вышеперечисленные инструменты. ITERBI как интегратор SAM USU не только внедрит и настроит решение, но также:

• Поможет оптимизировать текущие контракты с вендорами

• Проведёт анализ IT-архитектуры и покажет слабые/узкие места

• Окажет другие управляемые услуги, при необходимости
  
  Свяжитесь с нами
  

10 способов обнаружить и устранить скрытые риски и расходы управления лицензиями в облаке 

01 | Настройте быстрый и удобный процесс сбора данных. В идеале, вы за несколько минут подключаетесь к облачному решению, среде или платформе, забираете все необходимые данные и формируете отчёты.

02 | Настройте моментальное формирование отчётов о ключевых показателях работы в облаке. Примеры показателей: использование ПО, распределение подписок, недавняя активность пользователей, расходы на IT-инфраструктуру.

03 | Внедрите постоянный мониторинг использования ПО. Проверяйте, что купленные подписки используются сотрудниками. Отключайте неиспользуемые аккаунты, находите и удаляйте дубликаты учётных записей, анализируйте кластеры отсутствия активности пользователей. 

04 | Внедрите инструмент SAM с удобным и понятным интерфейсом. Пусть все сотрудники смогут пользоваться инструментом и разобраться в отчётах, которые он предоставляет. Тогда вы вовлечёте их в управление программными активами.

05 | Сократите закупки за счёт перераспределения текущих лицензий. Проверяйте текущие лицензии, когда планируете закупки. Не покупайте то, что уже есть. Перераспределяйте и снижайте расходы.

06 | Избавьтесь от лишних опций, функций, прав и лицензий. Сравнивайте функционал купленных подписок с реальным использованием ПО сотрудниками. Отключайте всё, чем они не пользуются. 

07 | Внедрите мониторинг расходов на хранилища. Поставьте ограничение на объём, чтобы оставаться в рамках указанных в договоре и лицензионном соглашении значений. Исключите риски нарушения комплаенса и неконтролируемое повышение расходов.

08 | Создайте централизованный аккаунт управления подписками. Некоторые решения SAM включают возможность менять подписки внутри программы. Воспользуйтесь этим, чтобы не тратить время сотрудников на подключение к десяткам учётных записей на порталах вендоров.

09 | Перезаключите контракты с вендорами с учётом реального спроса на ПО. Соберите и проанализируйте данные по облачным решениям до переговоров. Используйте их при перезаключении контрактов и сократите расходы на то, что вам не нужно. А если вы чётко скажете вендору, что хотите купить, в каком количестве и на сколько лет, будет гораздо проще получить выгодные цены на ПО и лицензии.

10 | Переходите в облако с полным комплаенсом. Если вы планируете переход в облако или только его начали, используйте инструменты SAM для отслеживания эффективности перехода пользователей из внутренней сети в гибридную или в облачную среду.


Связаться с нами