Внедрить SAM. Миссия выполнима

Расходы на информационные технологии составляют львиную долю в бюджете компаний. По прогнозам Gartner, Inc., мировые расходы на ИТ в 2019 году достигнут 3,8 триллиона долларов, что показывает рост на 3,2% к 2018 году. При этом наибольший рост, на 8,3%, ожидается по статье корпоративного ПО. Т.о. тренд последних двух лет сохраняется.

При этом часто закупки корпоративного ПО происходят хаотичным образом. И у тех, кто в них задействован, нет никакой уверенности, что они покупают именно то, что нужно, и в том объёме, который требуется.

Дальше – больше. Компания не понимает своего лицензионного статуса – т.е. не знает, обладает ли достаточными правами для всего установленного и используемого ПО. И часто, не знает, что именно, и в каком объёме установлено...

Любой процесс, связанный с ИТ‑активами, будь то: инвентаризация или списание, вызывает огромную головную боль и чрезмерные трудозатраты.

Это – базовые причины, которые подвигают навести порядок в учёте и управлении ИТ.

C чего начать?

Неоценимую помощь в создании непрерывного процесса совершенствования управления ИТ‑активами окажет стандарт SAM. На его основе, продвигаясь от уровня к уровню, вы получите ощутимый результат.

Стандарт не является практическим руководством к действию, но даёт комплексное понимание всех составляющих процесса управления ИТ‑активами, последовательности действий и результатов каждого этапа.

1. Составьте план первоочередных работ и ожидаемые результаты по каждому из этапов и согласуйте с высшим руководством, чтобы обеспечить поддержку на всех уровнях. Будьте готовы представить выгоды внедрения SAM.
   Если потребуется содействие бухгалтерии или отдела закупок, соответствующее распоряжении может оказать существенную помощь.
2. Начните с инвентаризации – чётко определите перечень и количество программных продуктов и устройств, на которых они установлены, составьте реестр.
3. Определите лицензионный статус и перечень ПО, разрешенного к установке.
   • Соберите информацию об имеющихся лицензионных правах на ПО: контракты, партнёрские соглашения, сертификаты подлинности, другое.
   • Определите лицензионные метрики для каждого продукта – правила лицензирования.
   • На основе этих трёх параметров (установленный экземпляр ПО + метрика лицензирования + имеющиеся права), определите лицензионный статус по каждой позиции и итоговый лицензионный статус организации. Нужно иметь в виду, что по некоторым позициям придётся собрать дополнительную информацию для лицензионной сверки.
   • Оптимизируйте выявленный дефицит лицензий:
     • Проанализируйте необходимость в использовании ПО, не обеспеченного лицензиями. На этом шаге можно либо сразу деинсталировать нелицензионную установку, либо определить срок, за который должен быть решён вопрос с обеспечением её соответствующей лицензией.
     • Рассмотрите возможность сокращения затрат на лицензии ПО за счёт замены редакций, способа подключения, смены схемы лицензирования, другое.

   Смотрите ТОП‑5 способов оптимизации

4. Определите процедуру установки ПО: кто обладает правами на установку и удаление, каков процесс согласования и учёта, составьте «белый список» ПО.
5. Создайте хранилище лицензий и дистрибутивов ПО, сопроводительных документов к лицензиям, а также их реестр – это обеспечит удобство поиска необходимой информации на будущее для поддержания полученного результата.
6. Сверьте полученные результаты с первоначальным планом, наметьте последующие шаги.

Если процессы учёта и управления ИТ‑активами в организации развиты слабо, на обозначенный перечень работ необходимо отводить не менее 4‑6 месяцев.

В качестве рекомендации:

Для повышения результативности проекта и сокращения сроков, планируйте задачи на 2 недели и сверяйтесь по достигнутым результатам, с выяснением отклонений и препятствий, намечая меры по устранению. Важно в каждом из спринтов достигать конкретный ощутимый результат: определиться с методом сбора информации, выбрать инструмент, получить данные по всем контрактам на ПО из бухгалтерии и т.д.

Для организации с инфраструктурой от 500 ПК есть смысл задуматься об автоматизированных инструментах сбора информации об установленном и используемом ПО, лицензионной сверки, управления ИТ‑активами на протяжении жизненного цикла.

После того, как наведёте порядок в базовых процессах управления ИТ‑активами, решайте вопрос с минимизацией трудозатрат для последующих сверок, ведь проводить их рекомендуется минимум 1 раз в квартал.

Итак, работы предстоит много, но в итоге вы получите чёткую картину в части ПО о том:

1. чем владеете,
2. где это установлено,
3. кем используется,
4. каков лицензионный статус по отдельному программному продукту и всей организации в целом.

Что дальше?

1. оцениваем текущее состояние,
2. определяем шаги для развития,
3. намечаем план,
4. контролируем результат и т.д.